MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DECERO CATORCE PUBLICIDAD SAS

PREÁMBULO

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural, CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS a través de su Gerencia, propenderá por la protección de los datos personales de sus colaboradores, proveedores y clientes de los cuales reciba y administre información. Se establecerán los términos, condiciones y finalidades para las cuales CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS como responsable de los datos personales obtenidos a través de sus distintos canales de recibo y/o solicitud, tratará la información de todas las personas que en algún momento, por razones de la actividad que desarrolla la organización, nos hayan suministrado datos personales. En caso de delegar a un tercero el tratamiento de datos personales, CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS exigirá al tercero la implementación de los lineamientos y procedimientos necesarios para la protección de los datos personales. Así mismo, buscará proteger la privacidad de la información personal de sus funcionarios, definiendo e implementando los controles necesarios para preservar aquella información que a través de la Gerencias que en CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS se tenga, así mismo administrar y almacenar de forma física y/o digital la información, velando porque dicha información sea utilizada únicamente para funciones propias de la compañía y no sea publicada, revelada o entregada a funcionarios o terceras partes sin autorización.

Obligatoriedad

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS, los contratistas y terceros que obran en nombre de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS. Todos los empleados de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos en que no exista vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS se obliguen a cumplir estas políticas. El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales.

DEFINICIONES

Las definiciones que se presentan a continuación, corresponden a lo establecido en la Ley 1581 de 2012.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Datos sensibles: Para los propósitos de la ley 1581 y del presente documento, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro (transmisión nacional) o fuera de Colombia (transmisión internacional) y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Transferencia: Envío de datos personales que realiza el responsable o el Encargado desde Colombia a un Responsable que se encuentra dentro (transferencia nacional) o fuera del país (transferencia internacional).

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

A continuación, se describen los principios para el tratamiento de datos personales establecidos en la ley 1581 de 2012.

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la ley 1581 de 2012, es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en la misma ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en Ley 1581 de 2012. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a Ley 1581 de 2012.

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere a la Ley 1581 de 2012 se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la misma.

DERECHOS Y CONDICIONES EL TRATAMIENTO DE DATOS

A continuación, se enuncian los derechos de los titulares, conforme se define en el artículo 8 de la Ley 1581.

Derechos de los titulares

Las personas obligadas a cumplir estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de los datos

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, ver literal 4.2.2. del presente documento.
  • Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  • Diligenciar el formato correspondiente para autorizar el Tratamiento de datos, el cual puede ser presentado en medio físico y/o digital.
  • Deberes de los Responsables del Tratamiento

    A continuación, se describen los deberes a cumplir como responsables de Tratamiento de datos, según lo define la Ley 1581 de 2012.

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. (Ver literal 4.2.2, relacionado con las excepciones en los cuales no es necesario la autorización).
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. (ver literal 4.2.1, relacionado con el deber de informar).
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Teniendo en cuenta lo anterior la Gerencia de Seguridad definirá los mecanismos de control requeridos para asegurar la información.
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  • Actualizar la información dentro de los cinco días hábiles contados a partir del recibo de la solicitud; esto deberá ser comunicado de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión.
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • Deberes de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

  • Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta política.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  • Actualizar la información cuando sea necesario;
  • Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.
  • Deber de informar al titular

    El Responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
  • Casos en los que no se requiere la autorización expresa del Titular

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza público.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
  • Deberes de los Encargados del tratamiento

    A continuación, se describen los deberes a cumplir como Encargado de Tratamiento de datos, según lo define la Ley 1581 de 2012

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos estipulado en la Ley 1581 de 2012.
  • Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  • Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
  • Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
  • Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  • Deberes de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS. Respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • Informarle las eventuales violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares;
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
  • De la autorización

    Los obligados a cumplir esta política deberán obtener de parte del titular su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública, tratamiento de información para fines históricos, estadísticos o científicos en los cuales no se vincule la información a una persona específica y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

    Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

    En primer lugar, antes de que la persona autorice es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
  • Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012;
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS.
  • En segundo lugar, obtendrá el consentimiento del titular a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

    Se deberá dejar prueba del cumplimiento de la obligación de informar y del consentimiento si el Titular solicita copia de éstos deberá suministrárselos.

    La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del Titular.

    Dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha (s) conducta (s) debe (n) ser muy clara (s) de manera que no admita (n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento y las finalidades del mismo. En ningún caso el silencio del Titular podrá considerarse como una conducta inequívoca.

    Se encuentran legitimados para otorgar el consentimiento:

    a. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS.

    b. Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.

    c. El (la) representante y/o apoderado (a) del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. La autorización también podrá otorgarse cuando se den casos de estipulación a favor de otro o para otro.

    Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

    A continuación se detallan los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

    Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

    a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS.

    b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

    c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

    d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

    Todas las consultas y reclamos se canalizarán vía email a lpdp@014colombia.com quien adoptará mecanismos de prueba de la radicación y trámite de los mismos.

    Estas son las pautas para atender consultas y reclamos:

    Consultas

    Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS se canalizarán a través de los canales que tiene CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

  • Fecha de recibo de la consulta
  • Identidad del solicitante
  • Una vez verificada la identidad del titular se le suministrarán los datos personales requeridos.

    La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Reclamos

    Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar, o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 y en esta política.

    El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS y que contenga la siguiente información:

    a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada

    b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo

    c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite

    d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Persona o área responsable de la protección de datos personales.

    La gerencia asumirá la función de protección de datos personales y dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y la presente política. Puede ser contactada a través del siguiente medio: lpdp@014colombia.com

    Fecha de entrada en vigencia de la presente política y período de vigencia de la base de datos.

    Esta política fue aprobada luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y modificada para incorporar algunos aspectos que establece el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 razón por la cual entrará en vigencia a partir del 27 de julio de 2013.

    La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

    Datos del Responsable del tratamiento.

    Nombre o razón social: CERO CATORCE PUBLICIDAD SAS
    Domicilio o dirección: Tv 22 # 98 – 82 ofc 1001 BOGOTA, COLOMBIA.
    Correo electrónico: lpdp@014colombia.com
    Teléfono: 7441975
    Página web: www.014colombia.com